Mutualiser le développement d’un outil logiciel n’est pas une situation très courante, mais Ô combien intéressante lorsque la situation le permet. Je vous explique ici qui est concerné, en quoi c’est intéressant, comment détecter si un besoin existe et comment lancer la mise en place d’un tel projet.
Qui est concerné?
Si vous faites partie :
– d’une coopérative ;
– d’un regroupement d’employeurs ;
– d’une fédération ;
– d’une commune ou municipalité ;
– d’une filiale d’une entreprise de plus grande envergure ;
– ou plus généralement d’une institution regroupant un ensemble d’acteurs travaillant dans le même intérêt…
…vous êtes dans une position qui potentiellement vous permet de mutualiser un logiciel développé spécifiquement pour votre secteur, ce qui apporte de nombreux avantages.
Des avantages pour tout votre secteur
Beaucoup d’entreprises sont contraintes d’utiliser des outils logiciels plus ou moins adaptés à leur secteur, à leur fonctionnement. Mais comme tout logiciel généraliste, leur fonctionnement n’est pas entièrement adapté aux spécificités de chaque entreprise et secteur d’activité.
Il en résulte :
- de nombreuses procédures manuelles qui doivent perdurer pour correspondre à ces spécificités ;
- l’achat et la multiplications de différents logiciels non compatibles entre-eux pour palier aux manques et donc un morcellement du système d’information en de multiples ensembles disparates ;
- des pertes de temps, d’argent, d’efficacité et de productivité qui en résultent.
Vous avez une chance que peu d’entreprises ou d’associations ont : pouvoir mutualiser le développement d’un logiciel ou d’un outil sur mesure qui sera parfaitement adapté à votre secteur d’activité.
La répartition du coût d’un tel développement démultiplie son intérêt, et la plus-value profitera à tout le secteur auquel vous êtes lié.
Des échanges de procédés intéressants
Outre l’aspect financier, la création d’un logiciel commun permet de réunir l’ensemble des acteurs autour d’une même table de discussion. Il en résulte bien souvent des échanges de procédés, un apport de solutions à des problématiques rencontrées, parfois même un retour à une certaine standardisation qui profite à tout le monde.
Comment identifier le besoin?
Dans certains secteurs le besoin de solutions informatique a clairement été identifié et compris. Vous savez déjà quelle est la problématique et quelles solutions doivent être apportées (bien que, même dans ce cas, bien cerner tous les détails peut être complexe et sujet à erreurs).
“ Dans mon secteur on n’a besoin de rien… tout est sous contrôle. ”
Pour d’autres entreprises ou associations il est par contre plus difficile de bien cerner les problèmes. Tout semble fonctionner correctement à première vue, mais en creusant un peu on se rend compte des nombreux points qui pourraient être améliorés.
Comment dans ce cas déterminer si un nouvel outil serait nécessaire? Et pour réaliser quoi?
Plusieurs voies de solution qui se complètent l’une à l’autre sont possibles :
- la réalisation d’un audit vous donnera un regard extérieur sur le fonctionnement actuel.
L’auditeur, qui a une parfaite connaissance de tout ce qui est ingénierie informatique, sera à même de déceler les procédures qui sont problématiques, pour lesquelles une réponse informatique apportera un réel plus (gain de temps, meilleur service aux clients, gain en qualité, en productivité,…).
Si le soucis est plus global, il pourra vous proposer une révision de l’ensemble de vos processus informatiques avec bien sûr pour but premier d’apporter in fine un bénéfice conséquent à l’entreprise ou au secteur dans son ensemble.
- la réalisation d’une enquête auprès des acteurs concernés. Une enquête de type Google Form envoyée à l’ensemble des responsables de secteur apporte énormément d’informations sur la réalité du terrain, sur le vrai ressenti des personnes concernées.
Ce type d’enquête oblige bien souvent les personnes à mener une réflexion de fond sur leur fonctionnement interne, cela délie les langues et donne des pistes de réflexion, voir des pistes de solutions.
C’est aussi une démarche participative qui permet une meilleure acceptation des futures solutions qui seront proposées.
Attention cependant à bien placer un cadre autour de cette enquête : ne pas promettre que tout ce qui y sera évoqué sera nécessairement pris en compte. L’avis d’une entité ne s’applique pas nécessairement à toutes les entités et il faudra parfois faire des compromis.
- Se réunir pour en parler. Il s’agit bien entendu de l’étape la plus importante : après les différentes démarches évoquées ci-dessus qui font ressortir les problèmes et les solutions envisagées, créer un groupe de discussion constitué d’une sélection de personnes impliquées permettra de dégager les besoins réels et les solutions envisageables pour y répondre.
Ce groupe de discussion pourrait être amené à perdurer afin de servir de pilote à la création du futur projet et à sa mise en place.
SE FAIRE ACCOMPAGNER
Le développement d’un logiciel est complexe, se faire accompagner est indispensable. Nous pouvons vous aider dans la réalisation d’un audit de vos procédures et de votre secteur d’activité. De même, la mise en place d’une enquête ou d’un groupe de discussion autour d’un projet de développement logiciel nous est familier. N’hésitez donc pas à prendre contact avec nous pour en parler.